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Las mejores herramientas para trabajar desde casa

El avance de la tecnología, cada vez con más aplicaciones y herramientas digitales, facilita la posibilidad de trabajar desde casa. Tampoco podemos eludir el impacto del confinamiento, que ha obligado a muchas empresas a ponerse las pilas y adaptarse al trabajo en remoto. Todo esto ha propiciado la aparición de nuevas aplicaciones que facilitan esta tarea y el aumento del impacto y popularidad de las que ya existían.

Así que, si en tu trabajo sigues siendo un afortunado (depende de por dónde se mire) y tus superiores han instaurado el teletrabajo, estas herramientas para trabajar desde casa te van a venir muy bien. Anótalas, seguro que te hacen la vida más fácil y la jornada más llevadera.

Herramientas para gestionar proyectos y tareas

Una de las necesidades primordiales a la hora de trabajar, e incluso a nivel personal, es la organización, por eso que existan aplicaciones para que parezca que estás en la oficina es muy importante. Este tipo de aplicaciones facilitan esta labor mediante tablas y otros recursos para poder realizar un seguimiento de las tareas que se van cumpliendo y quién las lleva a cabo.

Una de las herramientas más utilizadas para esto es Trello, una plataforma intuitiva y sencilla que permite aclarar las rutinas de trabajo, priorizar y generar avisos de citas entre otras opciones. Su facilidad de uso la ha convertido en una de las aplicaciones más populares para gestionar proyectos y tareas.

Imagen conceptual de la aplicación Trello

Cómo funciona Trello

Para comenzar a utilizar Trello lo primero que debemos hacer es iniciar sesión o registrarnos. Una vez estemos dentro de la aplicación, ya podremos empezar a crear nuestros propios tableros, a los cuales se les puede añadir títulos, e insertar o eliminar filas según nos convenga. Al haber creado el tablero se nos permitirá añadir miembros para que puedan participar y acceder al mismo, así como comenzar conversaciones entre los participantes para que puedan utilizar la aplicación como vía de comunicación completa entre el equipo. Esto la convierte en una de las herramientas más útiles para trabajar desde casa.

Trello también permite crear Checklist dentro de las tarjetas de los tableros, para ir marcando las actividades que ya están completas.

Otras aplicaciones

Existen muchas otras aplicaciones enfocadas a esta misma función. Para decidir qué herramienta se puede adaptar mejor a tu equipo de trabajo recomendamos tener en cuenta que cumpla las políticas de seguridad y privacidad de tu empresa, funcione igual de bien en todos los dispositivos y sistemas operativos que utilices y encaje en la cultura previa de planificación y organización del equipo. Es decir, que sean de fácil uso para todos los empleados y no sientan rechazo hacia ellas.

Algunas de estas herramientas son:

Logo de To do ist, una de las herramientas para trabajar desde casa1. Todoist

Todoist es un gestor de tareas con gran versatilidad y capacidad de adaptarse a cada usuario. Una de sus funciones más interesantes es su sistema de karma que va aumentando a medida que completas tareas y mantengas rachas diarias y semanales para motivar al usuario a ser productivo.

Logo de Notion2. Notion

Notion te permite llevar tu planificación personal y laboral al siguiente nivel permitiéndote anotar tus ideas, tareas o gastos. También puedes agregar filtros de navegación, así como páginas y subpáginas.

 

Logo de Monday3. Monday

Monday es un sistema operativo de trabajo en la nube, donde los equipos crean aplicaciones de flujo de trabajo para ejecutar sus procesos, proyectos y trabajo diario. Incluye plantillas de flujo de trabajo personalizables, seguimiento temporal, automatizaciones, paneles de datos e integraciones con herramientas habituales.

Logo de Asana, una de las herramientas para trabajar desde casa4. Asana

Asana es una herramienta que permite gestionar tareas y proyectos ofreciendo el detalle de inicio y culminación de cada una de estas, así como conectar a todo el equipo de trabajo permitiendo la comunicación, organización y planificación. Cuenta con una interfaz amigable e intuitiva.

Herramientas para comunicarnos

La comunicación es el pilar principal a la hora de trabajar a distancia. Conocemos muchas herramientas para comunicarnos que ya usábamos antes de que la mayoría de la población tuviera que coger este hábito, como Skype o Discord, pero vamos a enfocarnos en aquellas que estén más centradas en el ámbito profesional y laboral.

Una de las herramientas más extendidas y más usadas para la comunicación por las empresas para trabajar desde casa es Slack. El objetivo de esta herramienta es sustituir al sistema de correo electrónico tradicional. Con Slack puedes crear chats por departamentos, proyectos, grupos de trabajo o temáticas.

Cómo funciona Slack

En Slack dispones de una barra lateral, donde podrás acceder a tus conversaciones con una lista de los canales a los que te has unido y tus mensajes directos y notificaciones. Los canales son fundamentales para trabajar en Slack, ya que permiten reunir a nuestro equipo para compartir la información y organizar el trabajo en torno a un propósito común. También dispone de una campo para los mensajes y una barra de navegación para consultar conversaciones recientes o buscar información.

Imagen conceptual de la aplicación Slack

Otras aplicaciones

Entre otras aplicaciones destinadas a la comunicación, y más en concreto para la realización de videoconferencias o compartir pantalla, destacan Google Meet, Zoom o Microsoft Teams, que en los últimos años han aumentado considerablemente el número de usuarios que las utilizan.

También podemos encontrar herramientas dedicadas a la grabación de pantalla, que nos pueden resultar muy útiles a la hora de trabajar a distancia. Entre las aplicaciones que permiten realizar esta función destacan Screen Capture y Loom, ambas de uso gratuito, sencillas de utilizar y perfectas para grabar explicaciones o clases virtuales.

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Herramientas para almacenar información

Otra de las necesidades imprescindibles del teletrabajo es el almacenamiento en la nube. Las herramientas que permiten este tipo de guardado son necesarias para que todos los archivos generados por los equipos se almacenen y no se extravíen. También permiten trabajar con ellos de forma colaborativa, incluso en tiempo real.

Algunas de las herramientas más destacadas y más utilizadas dedicadas a esta función son Dropbox, Google Drive y OneDrive.

Logo de Dropbox1. Dropbox

Dropbox es una de las herramientas pioneras en el almacenamiento de información en la nube. Nos permite sincronizar archivos a través de un directorio virtual o disco duro virtual en la red.

Logo de Google Drive2. Google Drive

La herramienta más popular en el mercado de almacenamiento en la nube es Google Drive. Muy completa y ágil e integrada completamente con la gran mayoría de las aplicaciones. También nos permite usarla sin conexión.

Logo de Onedrive, una de las app para trabajar desde casa3. OneDrive

OneDrive es la alternativa de Microsoft usada para el almacenamiento de datos y compatible con el paquete Office 365. Al igual que Google Drive, se nos permite usarla sin conexión a internet.

 

Herramientas para gestionar contraseñas

Más herramientas se traduce en más contraseñas que se han de compartir entre usuarios. Una aplicación completamente segura que permite compartir contraseñas con terceros sin tener que enseñarlas de forma explícita es LastPass.

Cómo funciona LastPass

Podemos usar LastPass tanto en un navegador, consiguiendo su extensión pertinente, como en un dispositivo móvil, bajándonos su aplicación disponible tanto en App Store como en Google Play y Windows Phone. Para usar esta herramienta lo primero será buscar una contraseña larga y muy segura a la hora de crear nuestra cuenta y ya podremos añadir, consultar y gestionar todas las contraseñas que queramos en la aplicación.

Interfaz de Lastpass

Herramientas para realizar mapas mentales y brainstorming

Si lo que necesitas es exponer tus ideas de forma simplificada o realizar lluvias de ideas, este tipo de aplicaciones te serán muy útiles.

XMind y MindMeister destacan como herramientas dedicadas a realizar mapas conceptuales y mentales. En cambio, si lo que necesitas es una herramienta para hacer brainstorming puedes utilizar GroupMap o Stormboard.

Logo de Xmind, una de las herramientas para trabajar desde casa1. XMind

XMind es un programa utilizado para crear mapas conceptuales. Permite anotar ideas, organizar diversos gráficos y compartirlos para colaborar en línea. También da soporte para crear mapas mentales, diagramas de cola de pescado, diagramas de árbol e incluso hojas de cálculo.

Logo de Mindmeister, una de las herramientas para trabajar desde casa2. MindMeister

MindMeister es una aplicación de mapas mentales en línea que permite a sus usuarios visualizar, compartir y exponer sus pensamientos a través de la nube.

 

Logo de Groupmap3. GroupMap

GroupMap es una herramienta colaborativa que nos facilita hacer lluvias de ideas con nuestro equipo de trabajo en remoto. Para utilizarla simplemente prepara la actividad en equipo, invita a los participantes, guarda las propuestas y muestra los resultados en tiempo real.

Herramientas para medir el tiempo de proyectos y tareas

Si necesitas una aplicación para medir el tiempo que se emplea en cada proyecto o tarea puedes usar Clockify o Toggl, que permiten conocer con más detalles qué tiempo se necesita para realizar cada acción para así evitar la sobrecarga y los malentendidos. Este tipo de herramientas son imprescindibles para trabajar desde casa.

 

Logo Clockify1. Clockify

Clockify es una herramienta de time-tracking muy útil para conocer cuánto tiempo empleamos en cada proyecto. Permite conocer con más detalle qué tiempo necesitamos para cada acción y estimar el presupuesto de un proyecto en base al tiempo destinado a él.

Logo de Toggl2. Toggl

Otra herramienta dedicada al seguimiento del tiempo es Toggl, que ofrece servicios de informes en línea a través de su sitio web junto con aplicaciones móviles y de escritorio.

Las 5 mejores aplicaciones para videoconferencias

Desde hace más de un año, las medidas sanitarias como el distanciamiento social y las restricciones a la movilidad han provocado que muchas empresas se hayan visto obligadas a dar la posibilidad a sus empleados de trabajar a distancia. Este auge del teletrabajo ha provocado que las empresas empiecen a utilizar programas y aplicaciones de videollamadas o videoconferencias.

Sin embargo, al existir tantas aplicaciones diferentes, pueden surgir dudas sobre cuál es la que ofrece mejores prestaciones. La realidad es que no hay una sola respuesta a esta pregunta y depende de muchos factores, pues cada una ofrece distintas funcionalidades.

Ilustración de gente hablando a través de aplicaciones para videoconferencias

 

A continuación, se detallan las principales características y diferencias que encontrarás entre las que consideramos las mejores aplicaciones para hacer videoconferencias de forma profesional.

ZoomLogo de Zoom, unas de las aplicaciones para videoconferencias

Zoom se ha convertido en una de las aplicaciones para videoconferencias que más popularidad ha obtenido en el último año. Esto se debe en parte a que es gratis, compatible con todo tipo de dispositivos (Android, iOS, versión web, MacOS, Linux y Windows) y debes registrarte, pero lo puedes hacer a través de Google o de Facebook sin ningún problema.

Se trata de una excelente opción dirigida para empresas que cuenta con una opción gratuita ciertamente atractiva, ya que nos permite organizar videoconferencias con hasta 100 participantes. Eso sí, cuando la videoconferencia es superior a los 3 participantes, ésta está limitada a 40 minutos. Si no queremos estas restricciones podemos optar por su plan de pago y aumentar el límite de participantes hasta los 500.  También permite grabar vídeos o audios y compartir pantalla con otros participantes de la conferencia. Cuenta con una excelente calidad de imagen en HD y es multiplataforma, por lo que podemos acceder a ella desde un ordenador con Windows y macOS, o desde un dispositivo móvil con Android o iOS.

Para crear una charla o chat en Zoom basta con registrarse y enviar la ID a otros usuarios para que se unan una vez que hayan recibido el enlace. La ventaja es que las personas que reciban la invitación no necesariamente deben estar registrados, sí el anfitrión. Otra de las características que la convierten en una de las mejores opciones para el trabajo es que permite enviar documentos, enlaces o imágenes o acceder a una pizarra.

Microsoft TeamsLogo de teams

Este servicio es la gran apuesta de Microsoft para empresas ya que nos ofrece la posibilidad de realizar reuniones online y videoconferencia. Permite reuniones de diez participantes hasta diez mil así  pero dependerá del plan contratado por la empresa pero, por lo general, no tendrás que preocuparte si no sois muchos. Además, dispone de la posibilidad de guardar conversaciones, escribir por chats e, incluso, realizar listas de tareas para los miembros. También cuenta con la posibilidad de capturar tanto audio como vídeo para compartir con los miembros de la sala, así como algunas funcionalidades avanzadas, como desenfocar el fondo para evitar distracciones.

Microsoft Teams es probablemente la mejor para reuniones de empresa aunque, eso sí, no es gratis y dependerá del plan que la compañía haya contratado. Es muy completa, organizada y no solo sirve para videollamadas entre empleados o compañeros. También es útil para eventos en directo, para conferencias, etc. Ilustración de aplicaciones para videoconferenciasAdemás, puedes ir compartiendo contenido en la reunión y usarlo desde móviles o desde ordenador incluso sin tener instalada la app, solo con una invitación.

Para comenzar a utilizar Microsoft Teams para un uso empresarial deberemos contar con una licencia de Office 365, ya que es una herramienta que viene incluida y acceder a su página oficial. Para un uso doméstico, será posible usarla de manera gratuita pero sólo desde un dispositivo móvil.

SkypeLogo de Skype

Skype es el gran clásico en las aplicaciones de videoconferencias y videollamadas de trabajo y lleva años con nosotros. Funciona en Android, en iOS, en MacOS y en Windows, y permite llamadas grupales de voz pero también videollamadas con hasta 10 usuarios. En caso de ser solo de voz, pueden estar hasta 25 personas a la vez. Skype tiene muchas ventajas: no necesitas estar registrado en la aplicación ni tenerla instalada porque puedes recibir un mensaje para unirte a una llamada y automáticamente se iniciará en la app si la tienes, sin estar registrado, o en la versión web de Google Chrome o Microsoft Edge en caso de que no tengas nada instalado. Es muy práctica para reuniones de trabajo en la que no seáis demasiadas personas (hasta 10). Además, es un clásico que casi cualquier persona ha utilizado alguna vez por lo que resulta muy intuitiva

Google MeetLogo de Google meet

Meet de Google es una buena opción si quieres hacer una videollamada de trabajo aunque con una hora de duración máxima. Tiene varias ventajas: la primera es que es gratuita y puede unirse quien quiera al servicio. La segunda es que permite hasta 100 participantes por videollamada. Para acceder tendrás que tener una cuenta de Google, aunque prácticamente todo el mundo tiene una y esto no debería suponer un problema. Puedes crear una videollamada, añadir a los contactos desde tu agenda de Google o simplemente crear un enlace que puedes compartir para que otras personas se unan directamente para la reunión online.

Está pensada para trabajo, así que tienes todas las herramientas necesarias: puedes enviar documentos, archivos, compartir la pantalla de tu ordenador, enseñar presentaciones u hojas de cálculo y todo lo que te haga falta al resto de usuarios.

DiscordLogo de Discord

Discord es un software de comunicación diseñado específicamente para gamers, pero lo cierto es que puede llegar a ser muy útil para empresas debido a sus características.

La herramienta es totalmente gratuita y permite tanto la descarga del software en el ordenador como el uso a través del navegador. Además también cuenta con una aplicación para smartphones. Debido a la gran cantidad de funcionalidades que tiene, cada vez son más las empresas que deciden utilizar este  software gratuito.

La característica diferencial de Discord que la hace destacar entre las demás aplicaciones para videoconferencias son sus servidores o canales para separar a los usuarios según se desee. Puedes crear un servidor para tu empresa y dentro de él crear grupos distintos para objetivos en concreto.  Cabe destacar que cuenta con unos grandes ajustes de audio para asegurar una buena comunicación. Piensa que los gamers necesitan confiar en herramientas que proporcionen una gran calidad de comunicación y consuman pocos recursos, así que, ¿por qué no confiar en ella?

Cabe destacar que es extremadamente intuitiva y amigable, por lo que es muy fácil aprender a utilizarla.

Como hemos visto, hay aplicaciones de videoconferencia para todos los gustos y, además, completamente gratis. Aun así, si tienes dudas sobre cuál es la más adecuada para tu empresa, desde Creamos Tu Video estaremos encantados de ayudarte.